Die Digitalisierung verändert Geschäftsprozesse in nahezu allen Bereichen – und die Abwicklung von Rechnungen bildet dabei keine Ausnahme. Die Einführung der E-Rechnung verspricht nicht nur schnellere und effizientere Prozesse, sondern ist auch für Unternehmen bald verpflichtend. Doch was bedeutet das konkret? Hier eine kompakte Übersicht über die wichtigsten Fragen und Antworten zur E-Rechnung.
- Was ist eine E-Rechnung?
Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist ein digital erstelltes und übermitteltes Rechnungsformat, das die Verarbeitung von Rechnungen stark vereinfacht und beschleunigt. Anders als herkömmliche PDF- oder Papierrechnungen müssen E-Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, das die wichtigsten Rechnungsdaten enthält und eine einfache Weiterverarbeitung ermöglicht.
In der EU ist die Einführung der E-Rechnung auf die *ViDA-Initiative* (VAT in the Digital Age) zurückzuführen, die Unternehmen durch Automatisierung und Bürokratieabbau entlasten möchte. In Deutschland wurden die neuen E-Rechnungsvorgaben bereits mit dem Jahressteuergesetz 2023 weitestgehend in nationales Recht umgesetzt.
Die gängigen Formate sind:
- XML-Rechnung
- ZUGFeRD 2.0 Rechnung: Dieses Format enthält neben einem strukturierten Datensatz auch eine PDF-Sichtkomponente für die visuelle Ansicht der Rechnung.
- Wer muss E-Rechnungen empfangen können?
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Egal, ob die Rechnung freiwillig oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben ausgestellt wurde – E-Rechnungen müssen in einem elektronischen Format übermittelt und archiviert werden können. Dabei sind reine PDF-Dateien, die keinen strukturierten Datenstrang enthalten, keine E-Rechnungen im gesetzlichen Sinne.
- Voraussetzungen zur Erstellung einer E-Rechnung
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Unternehmer, die in Deutschland B2B-Leistungen erbringen. Eine Ausnahme bilden Umsätze, die nach §4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei sind. Kleinunternehmer sowie Vermieter, die an Unternehmen vermieten und zur Umsatzsteuer optieren, müssen ebenfalls E-Rechnungen ausstellen.
Nicht verpflichtet sind Unternehmen bei:
- Auslandsleistungen an Unternehmer und Nichtunternehmer
- Leistungen an Privatpersonen im Inland (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweisen
- Fristen und Übergangsregelungen
Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, beginnt 2025. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es jedoch Übergangsfristen:
- Bis 31. Dezember 2026: Unternehmen dürfen weiterhin auch herkömmliche Rechnungsformate nutzen, sofern die Umsätze bis zu diesem Datum ausgeführt wurden.
- Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal 800.000 Euro im Vorjahr können weiterhin „sonstige Rechnungen“ ausstellen.
Wichtig: Auch wenn die Pflicht zur E-Rechnung erst ab 2027 verbindlich greift, kann es sein, dass Geschäftspartner schon früher darauf bestehen.
- Gesetzeskonforme E-Rechnungen empfangen und verarbeiten
Damit Sie E-Rechnungen gesetzeskonform empfangen und verarbeiten können, bietet sich eine Softwarelösung an, die den gesamten Prozess unterstützt. DATEV Unternehmen online ist hierfür eine gängige Lösung, die neben der Archivierung auch die automatisierte Auslesung und Verarbeitung von Rechnungsdaten ermöglicht. Alle Dokumente können einfach hochgeladen und bei Bedarf archiviert und weiterverarbeitet werden.
- Erstellung von E-Rechnungen – was sollten Sie beachten?
Um E-Rechnungen rechtskonform zu erstellen, ist meist eine Anpassung der bestehenden Software erforderlich. Kontaktieren Sie den Hersteller Ihres aktuellen Rechnungssystems, um sicherzustellen, dass Ihr System den neuen gesetzlichen Anforderungen entspricht und E-Rechnungen im passenden Format generieren kann.
- E-Rechnung: Mehr Bürokratie oder Chance?
Auf den ersten Blick erscheint die E-Rechnungspflicht als zusätzlicher Verwaltungsaufwand. Tatsächlich bietet sie aber auch erhebliche Vorteile. Unternehmen können durch digitale Prozesse Zeit und Kosten sparen, beispielsweise durch die automatisierte Auslesung von Rechnungsdaten und direkte Erstellung der Zahlungsanweisung. Zudem entfällt die manuelle Ablage von Papierbelegen und Auswertungen – alle Dokumente stehen unabhängig von Zeit und Ort digital zur Verfügung.
Fazit: Der Umstieg auf die E-Rechnung als Investition in die Zukunft
Die E-Rechnung ist ein Schritt zur Modernisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Unternehmen sollten sich frühzeitig vorbereiten und geeignete Softwarelösungen einführen, um den Wechsel reibungslos zu gestalten. Wenn Sie mehr zur Einführung von DATEV Unternehmen online oder zur allgemeinen Umstellung auf E-Rechnungen erfahren möchten, stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Nutzen Sie die Chancen, die die E-Rechnung für die Effizienz und Digitalisierung Ihres Unternehmens bietet!
Interesse an einer frühzeitigen Umstellung oder noch Fragen zur E-Rechnung? Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne!
Eva Siemek
Öffentlichkeitsarbeit
municall
new communication GmbH
Schatzbogen 62
81829 München
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