Haben Sie als cooles Start-Up auch den obligatorischen Kicker-Tisch im Büro stehen? Kickern macht Spaß und hebt die Laune im Team, kann aber auch schnell zum Zeitkiller werden. Mit dem richtigen Zeitmanagement schafft Ihr Team die täglich anfallenden Aufgaben und hat trotzdem Zeit für eine oder mehrere Runden Kicker. Wir stellen drei Konzepte vor, die sich prima miteinander verknüpfen lassen.
Die Eisenhower-Matrix
Diese nach dem General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannte Methode kann bei der Setzung von Prioritäten ungemein helfen. Jedes Team-Mitglied ordnet seine anstehenden Aufgaben einem von vier Feldern in einer Matrix zu:
Die Getting Things Done-Methode (GTD)
Die GTD-Methode integriert die Eisenhower-Matrix in den Tagesablauf. Am Anfang des Tages checken Sie Ihre Mailbox und verschaffen sich einen Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben. Aus diesem Pool schnappen Sie sich vier bis zehn Aufgaben, die bis zum Ende des Arbeitstages abgearbeitet werden sollen. Weniger wichtige Aufgaben verschieben Sie auf einen anderen Tag. Unwichtige Aufgaben löschen Sie. Aufgaben mit weniger als zwei Minuten Zeitaufwand erledigen Sie sofort. Aufgaben, die nicht zu Ihrer eigentlichen Tätigkeit gehören, delegieren Sie an Kollegen – sofern möglich. Übrig bleiben die wichtigen und dringenden Aufgaben, die Sie im Laufe des Tages abarbeiten. Am Ende des Arbeitstages schauen Sie zurück und haken die erledigten Aufgaben ab. Am Ende der Woche widmen Sie sich den zuvor als weniger wichtig eingestuften Aufgaben und erörtern, ob sie vielleicht wichtig geworden sind und für die nächste Woche mit höherer Priorität eingeplant werden sollten.
Die Pomodoro-Technik
Diese einfache, nach einer Küchenuhr in Tomatenform benannte Technik hilft Ihnen, konzentriert allein an einer Aufgabe zu arbeiten, ohne sich all zu sehr zu verausgaben. Sie teilen Ihren Arbeitstag in 25-Minuten-Intervalle ein und schätzen für jede Ihrer per GTD-Methode definierten und bis zum Feierabend zu erledigenden Aufgaben ein, wie viele Intervalle Sie dafür benötigen. Dann verteilen Sie die Aufgaben auf Ihren Arbeitstag. Während eines solchen Intervalls sorgen Sie dafür, dass Sie komplett ungestört arbeiten können. Das bedeutet: kein Telefon, kein Facebook, keine Pausen. Letztere genehmigen Sie sich zwischen den einzelnen Intervallen, um sich zu dehnen, die Augen zu entspannen und einen Kaffee zu holen. Wenn Sie gerade bei der Bearbeitung einer Aufgabe im "Tunnel" sind, können Sie diese kleinen Pausen auch mal überspringen. Machen Sie aber unbedingt zwischen den verschiedenen Aufgaben eine ausreichend lange Pause.
Achten Sie auf die Rahmenbedingungen im Arbeitsalltag
Alle drei oben genannten Methoden für das Zeitmanagement können ineinandergreifen und helfen, Ihren eigenen Arbeitsalltag und den Ihres Teams zu strukturieren. Natürlich müssen Sie als Start-Up extrem flexibel sein, da ständig neue, unverhoffte Aufgaben auftauchen. Daher sollte jeder Ihrer Mitarbeiter nicht mehr als 60 Prozent der regulären Arbeitszeit verplanen. Auch sollten die Rollen im Team klar geregelt sein. Der Grafikdesigner hat andere wichtige Aufgaben als der Texter. Eine klare Arbeitsteilung nach Aufgabenbereichen und Expertise hilft dem Einzelnen, sich auf seine Arbeit zu konzentrieren. Es ist auch hilfreich, wenn alle Mitglieder eines Teams bestimmte Fixpunkte im Tagesablauf für die Zusammenstellung der Aufgabenliste, die Abarbeitung von E-Mails und für gemeinsame Besprechungszeiten haben – und bitte nicht die Mittagspause vergessen! So bleibt genug Zeit für ungeplante wichtige und dringende Angelegenheiten – oder für die Extra-Runde Kicker.
Richtiges Zeitmanagement bedeutet auch, bei wichtigen Terminen nicht abgelenkt zu werden. Eine virtuelle Assistenz kann in diesem Fall einspringen. In unserem Artikel "Das leisten virtuelle Büros" erhalten Sie wertvolle Tipps zu dieser Dienstleistung.
Raoul Erdem
Kundenmanager
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