In kürzester Zeit hat sich der Arbeitsalltag für viele Menschen in Deutschland grundlegend geändert. Virtuelle Meetings sind für Unternehmen eine relevante Alternative zu persönlichen Treffen geworden und erhalten trotz Isolation den persönlichen Kontakt aufrecht. Die richtigen Videokonferenz-Systeme helfen nicht nur in Krisenzeiten, sondern können auch die Produktivität steigern und Kosten senken.
Im Folgenden stellen wir beliebte Collaboration Tools für Remote Meetings vor.
Die zu Microsoft gehörende Videochat-App Skype ist wohl noch immer der Marktführer (im privaten Bereich) für Anrufe und Chats auf IP-Basis. Die Nutzung von Skype ist kostenlos, der Nutzer benötigt lediglich ein Skype-Konto, das sich mithilfe einer E-Mail-Adresse einrichten lässt. Um einen Videoanruf zu starten, müssen die Accounts der Telefonierenden miteinander verbunden werden. Skype eignet sich, neben der privaten Nutzung, auch hervorragend für kleinere Unternehmen. Jedoch bietet Skype keine Datensicherheit auf Unternehmensniveau.
Dafür hat Microsoft Skype for Business eingeführt. Skype for Business ist, wie der Name schon sagt, vor allem als Kommunikationstool in Unternehmen gedacht. Im Vergleich zu Skype ist Skype for Business nicht kostenlos, bietet Unternehmen aber eine umfangreichere Sicherheits- und Produktstruktur. Es ist allerdings zu beachten, dass Skype for Business zum 31. Juli 2021 eingestellt und in Microsoft Teams integriert wird. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen noch mit Skype for Business arbeiten, nehmen Sie das Upgrade auf Microsoft Teams baldmöglichst vor.
Kosten Skype for Business: 1,60-4,50 € pro Benutzer/Monat
Hier ist der Name Programm. Denn Microsoft Teams bietet alles, was man für eine gelungene Teamarbeit braucht.
Microsoft Teams ist eine Applikation aus dem Office-365-Baukasten und als solche für ein integriertes Zusammenspiel mit weiteren Office-365-Elementen ausgelegt, wie z. B. OneDrive, OneNote oder Planner. Außerdem ist Teams leicht zu bedienen und bietet technisch gute Möglichkeiten für eine simple Einbindung von Bots und Apps von Dritt-Anbietern.
Neben den Funktionen zum Videocall gibt es Gruppenchats, gemeinsame Dateiablagen und eben eine direkte Verbindung zu sämtlichen Office-Anwendungen.
Auch die Videokonferenzen wissen zu überzeugen. Wer eine startet, kann überprüfen, ob Kamera und Mikrofon aktiviert sind und ordnungsgemäß funktionieren. In einer Konferenz lassen sich Bildschirme teilen und verschiedene Ansichten aktivieren.
Ein weiterer Vorteil von der Verbindung zu Office: Wer Besprechungen vorab planen möchte, kann das auch direkt in Teams tun und einen passenden Termin an alle Teilnehmer via Outlook versenden.
Eine in Teams geführte Besprechung kann derzeit maximal 250 Teilnehmer enthalten.
Kosten: 4,20-19,70€ pro Benutzer/Monat
Vorteile auf einen Blick:
Nachteile auf einen Blick:
Mit diesem Anbieter sind die meisten wahrscheinlich schon einmal in Berührung gekommen. Es gibt für jedes Anliegen ein passendes Abo. Die Bild- und Tonqualität ist bei Zoom sehr gut. Man kann bis zu 1.000 Videoteilnehmer und 10.000 Zuschauer haben.
Zwar ist die Bedienung intuitiv, doch Vorsicht bei der Auswahl des richtigen Abos, denn dort die richtige Option zu wählen, gestaltet sich schwierig. Eine kostenfreie Basic-Version steht für max. 3 Teilnehmer und 40 Minuten zur Verfügung.
Mögliche Tools sind Online-Besprechungen, Chat, Videokonferenzen, White Boarding, Bildschirmfreigabe, Übergabe der Steuerung an Kollegen und Aufzeichnung sowie Speicherung in der Cloud. Des Weiteren gibt es bei Zoom einen Support, den man bei speziellen Anforderungen kontaktieren kann.
Kosten: 13,99 – 37,- € pro Benutzer/Monat
Vorteile auf einen Blick:
Nachteile auf einen Blick:
Mittlerweile von Cisco übernommen trägt es den Namen Cisco WebEx. WebEx gehörte zu den ersten Anbietern für Videokonferenzen. Hier geht die Teilnehmerzahl von 50 bis 1.000. Neben einer 30-tägigen kostenlosen Testversion stehen drei flexibele Preispakete zur Verfügung. Registrierung und Bedienung gestalten sich hier leicht und übersichtlich. Die Nutzung schließt jedoch Linux Nutzer aus, dafür bietet sie nicht nur Meetings an, sondern auch Lösungen für Zusammenarbeit und Telefonie. Die eigene Hardware vereinfacht die Anwendung und Arbeit.
WebEx besitzt einen umfangreichen Funktionskatalog: Online Meetings, Videokonferenzen, White Boarding, Aufzeichnungsfunktion, Anwendungs- und Bildschirmfreigabe, instant Messaging, Streaming von Meetings über Facebook Live, integrierte Telefonkonferenzen und Kalenderintegration.
Kosten: 12,85€ (100 Teilnehmer) – 25,65 € (200 Teilnehmer) pro Benutzer/Monat
Vorteile auf einen Blick:
Nachteile auf einen Blick:
Ist zu Unrecht eine der unbekannteren Plattformen. Der Funktionsumfang kann sich blicken lassen und auch preislich steht GoToMeeting Zoom und WebEx in Nichts nach. Je nach Modell ist GoToMeeting ab 10,75€ im Monat verfügbar. Hier steht auch eine 14-tägige Testversion zur Verfügung. Je nach Art des Abos sind 10 bis 250 Teilnehmer möglich. Auf der Website ist eindeutig erklärt, was in welchem Paket enthalten ist. Bild- und Videoqualität ist in HD. Es ist keine Anmeldung nötig, wenn man nicht der Organisator von Meetings ist. Außerdem werden alle Betriebssysteme unterstützt.
Ein großer Pluspunkt von GoToMeeting ist der umfangreiche Funktionskatalog und die Teilnehmerzahl.
Möglich sind Online-Meetings, Videokonferenzen, Bildschirmübertragung, Chats, persönliche Meetingsräume, über Internet und Telefon wählbar und dazu auch noch eine App.
Mit dem GoTo-Ableger GoToWebinar halten Sie zudem Seminare ganz einfach online ab – das sind rein online basierte Schulungen. Das zusätzliche Tool lässt sich dabei direkt in GoToMeeting einbinden.
Kosten: 10,75€ (150 Teilnehmer) – 14,33€ (250 Teilnehmer). Es sind bis 3.000 Teilnehmer möglich, Preis hier auf Anfrage. Pro Benutzer/Monat
Vorteile auf eine Blick:
Fazit:
Jedes der vorgestellten Programme hat seine Berechtigung auf dem Markt. Natürlich kann Skype nicht mit der Vielfalt an Features von WebEx mithalten. Letztlich ist es eine persönliche Entscheidung, welches Programm am besten zu den eigenen Bedürfnissen passt.
Die Municall hilft Ihren Partnern und Kunden, den richtigen Anbieter zu finden. Mit Cisco WebEx und Microsoft Teams haben wir zwei der high-class Anbieter für Unternehmen selbst im Portfolio.
Eva Siemek
Öffentlichkeitsarbeit
municall
new communication GmbH
Schatzbogen 62
81829 München
Änderungen und Irrtümer vorbehalten.