Digitale Kommunikation und Zusammenarbeit können vielfältig, flexibel und „globalisierend“ sein. Themen wie Instant Messaging, Internet-Telefonie und Videokommunikation aus der Cloud via Tablet, Smartphone, Desktop oder Whiteboard werden zunehmend relevant. Wichtig dabei ist vor allem, dass alle Kommunikationsdienste in einer einheitlichen Anwendungsumgebung integriert sind.
Unified Communication und Collaboration (UCC) ist daher vor dem Hintergrund von Digitalisierung und Globalisierung zur Kernkompetenz eines jeden Unternehmen geworden. UCC hilft dabei internen Abläufen zu beschleunigen, mehr Innovation und Produktivität zu generieren, Kosten einzusparen und Mitarbeitern zufrieden zu machen.
Im Folgenden geben wir eine Anleitung, wie Unternehmen in nur wenigen Schritten eine Vereinheitlichung von Kommunikation und Zusammenarbeit im Sinne von "unified" erreichen können.
Wenn es um die Vereinheitlichung von Kommunikation geht, betrifft das alle Unternehmensbereiche. Deshalb ist es wichtig einen Verantwortlichen auszuwählen, der entsprechendes Wissen und Einfluss hat. Meinst sind derartige Entscheidungen Chefsache.
Des Weiteren ist an die rechtzeitige Einbindung von Datenschutzbeauftragten und Personalvertretungen zu denken. Projekte können sich verzögern, wenn zum Beispiel Bedenken wegen möglicher "Mitarbeiter-Überwachung" aufkommen. Am besten setzt man sich gemeinsam an einen Tisch: UCC-Lösungen bieten ausreichend Möglichkeiten, auch hohen Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden.
Folgende Fragen müssen gestellt werden:
Sehr wichtig ist es auch das Nutzungsverhalten der Mitarbeiter abzuklären. Durch geziehlte Befragungen lassen sich offene Fragen beantworten.
Im nächsten Schritt geht es darum, orientierend an den Unternehmenszielen, Ziele des Projekts sowie Zeiträume zu definieren.
Diese können sein:
Oftmals liegen heterogene Systemlandschaften vor z.B. in Form von unterschiedlichen TK-Anlagen oder diversen Konferenzsystemen. Die passende UCC-Plattform vereint und integriert verschiedene System miteinander. Oft hakt es aber an den Schnittstellen der unterschiedlichen Hersteller. Es gilt zu entscheiden, ob eine Einbindung älterer Applikationen notwendig ist, oder eine Bereinigung des Portfolios sinnvoll erscheint.
Des Weiteren sollten Unternehmen sich im Vorfeld über die möglichen Betriebsmodelle informieren und dies abwägen. Hundertprozentige Cloud-Lösungen bieten ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis. Schwierig wird es aber, wenn spezifische Datenschutz- und Compliance-Anforderungen vorliegen, die eine herkömmliche Cloud-Lösung nicht erfüllt. In diesem Fall kann eine On-premise-Lösung kundenspezifische Sicherheits- und Konfigurationsanforderungen besser abbilden, allerdings benötigt sie einen höheren Aufwand an IT-Ressourcen.
Sind alle Planungsschritte (1.-4.) ordnungsgemäß durchgeführt, steht einem erfolgreichen Roll-Out nichts mehr im Wege. Nun geht es um die technische Umsetzung, die mit Hilfe eines sogenannten Proof of Concept (PoC) einer Generalprüfung unterzogen werden kann/sollte. Sind alle Systeme und Anwendungen abgebildet? Sind die Schnittstellen sauber programmiert? Wurden die gewünschten Funktionen und Rollen berücksichtigt beziehungsweise abgebildet? Diese Machbarkeitsanalyse sorgt nicht nur für Klarheit und Sicherheit, sondern bietet auch die Möglichkeit ein Konzept anzupassen, bevor es vollständig ausgerollt wird.
Nach eingehender Prüfung kann die Umsetzung, am besten stufenweise, beginnen. Wichtig ist jeden Step genau zu betrachten und zu dokumentiern, damit wenn nötig zeitnah eingegriffen werden kann. In engem Kontakt zu den Mitarbeiten muss von Anfang an über positive, wie negative Aspekte beraten werden. Im Fokus steht dabei immer die Zielsetzung fürs Unternehmen.
Längerfristig ist es wichtig, dass regelmäßige Schulungen dazu beitragen, dass Systeme von den Mitarbeiten korrekt genutzt und gepflegt werden, nur so werden die wichtigen Ziele erreicht.
Immer im Auge behalten sollte man auch weitere, mögliche Schnittstellen wie z.B. zu IT-Systemen (ERP, CRM) oder CRM-Systemen (Salesforce).
Je allumfassender die Lösung letztendlich ist, desto einfacher die Umsetzung und Handhabung.
Aktuell beeindruckt eine der größten Übernahmen der Softwarebranche die Presse. Salesforce kauft den UCC-Anbieter Slack für schlappe 27,7 Milliarden Dollar – ein Kaufpreis der die Relevanz des Themas nochmals unterstreicht.
Auch die Municall GmbH bietet in Ihrem Portfolio verschiedene UCC-Lösungen der führenden Anbietern an:
Die UCC Lösungen der Telekom, die UCC Cloud von Webex, NFON mit Microsoft Teams, Placetel mit Webex und Teams, Vodafone One Net Business UC, Telefónica mit Digital Phone und Teams Integration.
Lassen Sie sich gerne von unserem Team beraten.
Eva Siemek
Öffentlichkeitsarbeit
municall
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