Um unterwegs die gleichen Aufgaben wie im Büro zu erledigen, nehmen Sie sicher das Notebook aus der Firma mit. Dabei ist in vielen Fällen das wesentlich kleinere und zugleich leichtere Smartphone ein vollwertiger Ersatz für das viel größere und gewichtigere Notebook. Was dabei zu beachten ist und welche Apps für den mobilen Arbeitsalltag am besten geeignet sind, lesen Sie hier.
Moderne Smartphones sind im Büroalltag mittlerweile selbstverständlich und bestens geeignet, viele Aufgaben eines herkömmlichen PCs komfortabel zu erledigen. Diese Eigenschaft schätzen vor allem solche Mitarbeiter, die beispielsweise im Außendienst tätig sind oder sich auf Dienstreise befinden. Das Smartphone wird damit immer mehr zu einem vollwertigen mobilen Büro.
Damit sich das Smartphone als mobiles Büro eignet, sind einige Voraussetzungen zu beachten. So ist es wichtig, dass die aktuellste Version des Betriebssystems installiert ist. Zudem muss es über genug Speicherplatz verfügten. Nur so ist garantiert, dass aktuelle Office-Apps auch problemlos funktionieren.
Denken Sie dabei aber auch an den Akku. Um alle Aufgaben in Ruhe mit den dafür benötigten Apps zu erledigen, muss eine Akkuladung eine aktive Nutzung über mehrere Stunden lang durchhalten. Problemlos bedienbare und zuverlässige WLAN- und Bluetooth-Funktionen brauchen Sie ebenfalls.
Apps für allgemeine Büroaufgaben
Für fast jede gängige Büro-Software gibt es mittlerweile Apps als Pendant für Smartphones und Tablets. So gibt es mehrere konkurrierende Apps für die Textbearbeitung, für die Tabellenkalkulation und für die Erstellung von Präsentationen, die alle mit dem Microsoft Office-Software-Paket kompatibel sind. Andere Apps verwandeln Ihr mobiles Gerät in einen Dokumentenscanner oder verwalten Druckaufträge.
Besonders sinnvoll für die Texterstellung unterwegs ist eine Sprachaufnahme-App, die das gesprochene Wort am Display sofort als Text erscheinen lässt. Das ist nicht nur äußerst bequem. Es vereinfacht zudem die weitere Bearbeitung im Textbearbeitungs- oder E-Mail-Programm enorm.
Unified Communication & Collaboration-Lösungen bieten ebenfalls Apps an. So lassen sich Smartphones nahtlos in die Kommunikationsinfrastruktur eines Unternehmens einbinden sowie Nachrichten und Adressbucheinträge mit anderen Geräten synchronisieren. Darüber hinaus ist es damit möglich, Gespräche während einer laufenden Verbindung auf Ihr Notebook zu verschieben.
Auch für die Erfassung Ihrer Arbeitszeit oder den Fortschritt Ihrer Projektaufgaben gibt es Apps, die mit den Programmen des Bürocomputers kompatibel sind.
Spezielle Apps nach Branche und Beruf
Je nach Branche und Beruf sind zusätzlich zu den allgemeinen Bürotätigkeiten, noch weitere Aufgaben zu erledigen. Auch dafür wird zumeist eine entsprechende Software benötigt. Die meisten Hersteller spezieller Anwendungen bieten jedoch entsprechende Apps zu ihren Produkten an.
So stellt beispielsweise Lexware für seine Buchhaltungssoftware eine mobile App bereit, die vom Smartphone aus den komfortablen Zugriff auf die Buchhaltungsdaten ermöglicht. Auch SAP bietet für seine ERP-Systeme und Module entsprechende Apps an.
Für den Vertrieb eines Unternehmens sind die App-Versionen gängiger CRM-Software besonders praktisch. Übrigens: Entsprechende Apps erleichtern auch die Arbeit der IT-Administratoren. Gewöhnliche Wartungs- und Kontrollaufgaben lassen sich damit bequem mit dem Smartphone erledigen.
Ihr Smartphone im Zusammenspiel mit anderen Geräten
Ein vollwertiges mobiles Büro ist ein Smartphone aber erst, wenn es mit anderer Hardware und mit anderen Eingabegeräten verbunden ist. Das ist besonders bei Kundenbesuchen praktisch. Statt den Projektor im Konferenzraum an Ihr Notebook anzuschließen, verbinden Sie ihn mit Ihrem Smartphone.
Das geschieht entweder über ein Micro-USB-Kabel, über ein VGA-Kabel mit Adapter, über ein HDMI-Kabel, über das WLAN oder via Bluetooth. Falls Ihr Smartphone keinen HDMI-Anschluss besitzt, lässt sich mit einem MHL-Adapter dennoch der HDMI-Eingang des Projektors nutzen.
Eine Bluetooth-Tastatur und eine Bluetooth-Maus erleichtern die Bedienung. Microsoft, Apple und Samsung bieten dafür ihre Lösungen für die Integration des Smartphones mit anderen Bürogeräten an. So ist Ihr Mobiltelefon ein vollwertiger Notebook-Ersatz.
Die Sicherheit
Wenn Sie das Smartphone als mobiles Büro nutzen und darüber Zugriff auf das Firmennetzwerk haben, ist der Datenschutz besonders wichtig. Der Einsatz einer Mobile-Device-Management-Software auf dem Smartphone ist daher unerlässlich. Sie verwaltet sämtliche Zugriffsrechte und sorgt für die Datensicherheit.
Achten Sie darauf, dass alle Apps sowohl untereinander als auch mit den entsprechenden Programmen auf dem Bürorechner kompatibel sind. Das garantiert, dass Ihre Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit mit den Kollegen reibungslos verlaufen.
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