Die Digitalisierung stellt mittelständische Unternehmen vor Herausforderungen, die für ihre Zukunftsfähigkeit besonders wichtig sind. Ein Teil davon ist die Einrichtung mobiler Arbeitsplätze, die beispielsweise Außendienstmitarbeiter intensiv nutzen. Wie das praktisch umzusetzen ist und welche Infrastruktur zum Einsatz kommt, beschreibt dieser Beitrag.
Für Mitarbeiter im Außendienst bringt ein mobiler Arbeitsplatz viele Vorteile. So ist der Außendienstmitarbeiter unterwegs jederzeit und an jedem Ort mit dem Firmennetzwerk verbunden. Außerdem hat er immer Zugriff auf relevante Daten und ist er in der Lage, Kunden wesentlich besser zu betreuen. Höhere Produktivität, geringere Kosten und eine Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit garantieren zudem die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens. Daher lohnt es sich für die Geschäftsleitung, den Digitalisierungsprozess im Unternehmen konsequent durchzusetzen.
Mobile Arbeitsplätze geben Außendienstmitarbeitern mehr Flexibilität
Der Arbeitstag eines Mitarbeiters im Außendienst ist sehr Abwechslungsreich. Seine Arbeitszeit verbringt er nur zum Teil im Büro innerhalb des Unternehmens. Meist ist er unterwegs, um Kunden zu besuchen. Sein wichtigstes Büro ist sein mobiler Arbeitsplatz und reist immer mit. Ein typischer Arbeitstag einer Außendienstmitarbeiterin läuft oft wie folgt ab:
Am Morgen fährt die Außendienstmitarbeiterin ins Büro. Sie meldet sich mit ihrem Laptop im Firmennetzwerk an und erledigt einige Aufgaben. Im Laufe des Vormittags fährt sie dann mit dem Firmenwagen zu einem Kunden.
Sie nutzt die Zeit im Auto und notiert sich per Spracheingabe auf dem Smartphone einige Ideen für den Kundentermin. Auf dem Weg zum Kunden befindet sich ein Café. Sie beschließt, hier eine Kleinigkeit zu essen. Im Café loggt sie sich mit ihrem Smartphone ins Gäste-WLAN ein, um per Messenger vom Assistenten der Geschäftsführung die aktuellsten Informationen für den Kundentermin zu erfragen.
Beim Kunden angekommen, meldet sie sich mit ihrem Tablet-PC im Gäste-WLAN der Kundenfirma an. Das ermöglicht ihr, die im Auto per Smartphone erstellten Notizen auf ihr Tablet-PC zu laden. Zugleich informiert sie der Kunde, welche Maschinenteile er benötigt. Online prüft sie die Verfügbarkeit und stellt umgehend ein passendes Angebot zusammen.
Fehlt ein WLAN-Zugang oder fällt er aus, ist die mobile Anbindung ans Firmennetzwerk trotzdem problemlos möglich. Denn dann lässt sich der Zugang genauso über eine LTE-Verbindung des Mobilfunknetzes herstellen.
IT-Verantwortliche stehen vor einer großen Herausforderung
Das Beispiel zeigt, wie Außendienstmitarbeiter unterschiedliche Geräte und Netzwerke an unterschiedlichen Orten für ihre Arbeit nutzen. Der IT-Verantwortliche stellt dabei sicher, dass der Arbeitsfluss nicht beeinträchtigt wird. Er sorgt dafür, dass die Mitarbeiterin an ihrem mobilen Arbeitsplatz stets einen sicheren Zugriff auf alle benötigten Web-Anwendungen und Dokumente hat.
Damit die Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern reibungslos verläuft ist es wichtig, dass der Außendienstmitarbeiter alle benötigten Berechtigungen für die Web-Anwendungen kennt. Nur so ist der IT-Verantwortliche per Fernwartung in der Lage, eventuell auftretende technische Probleme umgehend zu lösen. Auch darf eine vom privaten Smartphone gesendete E-Mail an den Chef nicht in dessen Spam-Ordner landen.
Eine solch komplexe IT-Umgebung beim Endanwender birgt viele Angriffspunkte cyberkrimineller Aktivitäten und zugleich auch Gefahren, rechtliche Vorgaben zu verletzen. Hier lässt sich jedoch zumindest ein Bereich wie folgt vereinfachen:
Das eigene IT-Team ist beispielsweise nicht in der Lage, für die Sicherheit und Verfügbarkeit fremder WLAN-Netzwerke zu garantieren. Für jeden Außendienstmitarbeiter ist es daher von Vorteil, eine VPN-Verbindung zum Firmennetzwerk stets nur über WLAN-Hotspots und über LTE des Mobilfunkanbieters herzustellen. Der Grund ist, dass sich bei Verbindungen über ein VPN die Anzahl der involvierten Parteien auf zwei reduzieren: den Mobilfunkanbieter und Ihre Firma.
Falls Sie einen passenden Tarif für Ihre mobilen Mitarbeiter suchen, lassen Sie sich von Municall beraten. Unsere kompetenten Mitarbeiter kennen die optimale Lösung für Ihre Anforderungen.
Raoul Erdem
Kundenmanager
municall
new communication GmbH
Schatzbogen 62
81829 München
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