Erscheinen externe Mitarbeiter zu jeder Beratung persönlich im Unternehmen, ist das meist mit hohem Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Auch Besprechungen mit Geschäftspartnern vor Ort erfordern Zeit und Kosten. Dabei sind Meetings per Telefonkonferenz genauso erfolgreich und zudem zeit- und kostensparend – vorausgesetzt, die richtige Technik ist vorhanden.
Das Telefon ist eines der wichtigsten Arbeitsmittel im geschäftlichen Alltag. Schnell ist per Telefonanruf ein Mitarbeiter erreicht und wichtige Details lassen sich effektiv in einem persönlichen Gespräch erörtern oder diskutieren. Ist für das Gespräch eine weitere Person erforderlich, lässt sie sich als dritte Person zum gleichen Telefongespräch einladen. Dazu muss der Einladende lediglich einen Telefonanschluss mit der Komfortfunktion „Konferenzschaltung“ zu seinem Telefontarif gebucht haben.
Um schnell eine „Dreierkonferenz“ abzuhalten, mag diese Methode akzeptabel sein. Ganz anders ist es aber, wenn mehrere Personen an einem Meeting teilnehmen. So sitzen in einem Konferenzraum des Unternehmens oft mehrere Mitarbeiter am Tisch zusammen und weitere Mitarbeiter nehmen von einem anderen Ort aus am Meeting teil.
Dabei muss jeder Teilnehmer in der Lage sein, das Gesprochene akustisch zu verstehen. Zudem ist es wichtig, ohne eine zusätzliche Aktion mit allen Teilnehmern sprechen zu können. Die Technik im Konferenzraum darf die Beteiligten nicht davon ablenken, in einer Konferenz mit externen Teilnehmern zu sitzen.
Die Telefonkonferenz spart Reisekosten und Zeit
Für Telefonkonferenzen mit mehr als drei Teilnehmern gibt es etliche Anbieter. Diese stellen einen zentralen Konferenzraum zur Verfügung, in dem sich alle Teilnehmer per Telefon treffen. Die Services der Anbieter unterscheiden sich vor allem in den Kosten für den Initiator der Telefonkonferenz und für die Teilnehmer.
Kostenunterschiede gibt es zum Teil in der Anzahl der maximalen Teilnehmer, der maximalen Konferenzdauer und mitunter darin, ob sich Teilnehmer selbst in den Service einwählen oder vom Konferenz-Server zur Teilnahme angerufen werden. Einige Services sind komplett kostenfrei, haben dafür allerdings meist einige Einschränkungen.
Meist ist der Service auch von Teilnehmern im Ausland zu erreichen. Auf jeden Fall ist bei der Wahl darauf zu achten, ob alle Teilnehmer den Service per Telefon erreichen können. Wichtig dafür sind zudem die AGB der jeweiligen Telefonprovider. Manche verlangen bei der Anwahl bekannter Konferenz-Service-Nummern zusätzliche Gebühren. Diese können sogar trotz einer vertraglich vereinbarten Flatrate für Festnetztelefonate anfallen, obwohl der Konferenzservice unter einer „normalen“ Festnetznummer zu erreichen ist.
Die größte Kostenfalle können Gespräche sein, in der sich der Teilnehmer mit seinem Mobilgerät in die Konferenz einwählt. Hier sind bei einigen Anbietern die Kosten signifikant höher als bei Einwahl über einen Festnetztarif.
Der Vorteil eines Konferenztelefons
Die Tonqualität ist für alle Konferenzteilnehmer wichtig. Nur so ist ein störungsfreies und effizientes Meeting möglich. Diese Leistung ist mit einem herkömmlichen Festnetztelefon oder mit einem Smartphone keinesfalls zu erreichen, auch nicht mit der Mithörfunktion.
Vor allem in größeren Räumen mit mehreren Teilnehmern an einem Tisch endet diese Methode in einer Kommunikationskatastrophe. Der Lautsprecher des Telefons ist nicht in der Lage, einen größeren Raum in entsprechender Qualität so zu beschallen, dass alle Teilnehmer kristallklar zu verstehen sind. Die Charakteristik des Mikrofons mindert zusätzlich die akustische Qualität des jeweiligen Sprechers. Es hat keinerlei auf Gruppentelefongespräche abgestimmte Richtempfindlichkeit und überträgt auch störenden Raumhall.
Typisch für Konferenzen ist zudem, dass in beiden Richtungen zugleich gesprochen wird. Diese Eigenschaft nennt sich Full-Duplex. Wenn beispielsweise ein Teilnehmer spricht, ermöglicht Full-Duplex, dass der andere Teilnehmer zugleich eine eventuelle Bemerkung hört. Die herkömmliche Mithörfunktion der Telefone kann das nicht. Hier würde der andere Teilnehmer einen Einwand nur dann hören, wenn er zufällig eine etwas längere Pause beim Sprechen einlegt. Wer oft die Mithörfunktion nutzt, kennt diesen Effekt.
Ein spezielles Konferenztelefon ist für Gruppenanrufe mit mehreren Personen in einem Raum am besten geeignet. Da die Bauform dieser Telefone an das Aussehen einer Spinne erinnert, werden sie umgangssprachlich auch als Konferenzspinne bezeichnet. Die Bauform hat aber eher praktische Gründe.
Mehrere Mikrofone sind so angeordnet, dass Sprache aus allen Richtungen gleichgut aufgenommen werden kann und auch Raumhall möglichst vermieden wird. Der Lautsprecher ist in der Lage, den Raum gleichmäßig und in sehr guter akustischer Qualität zu beschallen. Zudem ist es optional möglich, weitere Mikrofone anzuschließen, wenn beispielsweise der Raum besonders groß ist. Mittlerweile gibt es hier sogar Geräte, die schnurlose Mikrofone bereitstellen. Diese funken den Ton via Bluetooth auf die Konferenzspinne. Ein Kabelsalat auf dem Konferenztisch bleibt somit aus.
Hinzu kommt, dass Konferenztelefone mit besonderen Funktionen ausgestattet sind. Die Sprachqualität ist exzellent und sie besitzen die für Konferenzen so wichtige Full-Duplex-Technologie. Mithilfe einer speziellen Elektronik erfolgt außerdem eine wirksame, automatische Unterdrückung starker Hintergrundgeräusche. Aktuelle Modelle sind darüber hinaus IP-tauglich und lassen sich mit dem WLAN verbinden.
Bei Telefonanlagen aus der Cloud meist inklusive
Bei vielen Cloud-Telefonanlagen ist die Konferenzfunktion ein Teil des Leistungsspektrums. Der Vorteil: Mitarbeiter des Unternehmens können so die Telefonkonferenzen über eine interne Nummer erreichen. Für externe Teilnehmer sieht es so aus, als wäre die Konferenztelefonnummer ein Firmennummer – im Gegensatz zu Stand-Alone-Lösungen, die meist fremde Einwahlnummern verwenden. Der Service eines Konferenzraums ist bei Cloud-Telefonanlagen meist kostenlos oder kann zu einem geringen monatlichen Festpreis hinzugebucht werden.
Fazit
Konferenzen und Meetings sind Bestandteile jedes geschäftlichen Alltags. Moderne Arbeitsmethoden und Arbeitsplätze bringen es aber mit sich, dass heutzutage viele Mitarbeiter mehr im mobilen Büro tätig sind, als innerhalb des Unternehmens. Gemeinsame Meetings sind mit Telefonkonferenzen effektiv möglich, ohne einen großen Zeitaufwand und ohne Reisekosten zu verursachen.
Spezielle Konferenztelefone liefern dafür eine ausgezeichnete Tonqualität. Zudem unterstützen sie Funktionen wie Full-Duplex, um Meetings effizient und störungsfrei durchzuführen. Durch die Einsparung für ansonsten anfallende Reisekosten bei Dienstreisen zu Geschäftspartnern hat sich die Investition eines Konferenztelefons schon bald rentiert.
Die Experten von Municall beraten Sie bei der Planung und Anschaffung eines Konferenztelefons sowie bei der Wahl des für Sie passenden Telefontarifs.
Raoul Erdem
Kundenmanager
municall
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81829 München
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