Das Corona Virus und die damit einhergehende, neue Lebenssituation hat uns alle fest im Griff. Es gilt, nun schnell und effizient zu handeln, um vor allem den Arbeitsalltag aufrecht zu erhalten. Das Stichwort lautet „Homeoffice“, in dem jetzt immer mehr Menschen arbeiten (müssen). Wir geben im Folgenden Tipps aus eigenen Erfahrungen, wie das Arbeiten von zu Hause klappt.
Wichtige Voraussetzungen und (Erst-) Maßnahmen am Beispiel der Municall GmbH
Natürlich betrifft auch die Municall GmbH die aktuelle Entwicklung zum Thema Corona, und auch wir mussten sehr kurzfristig reagieren, um das Thema Homeoffice im laufenden Geschäft exerzieren zu können. Gerne geben wir nun unsere Erfahrungen an unsere Partner weiter.
Die ersten, grundlegenden Fragen, die wir uns stellen mussten, waren: Welche Ressourcen sind verfügbar? Welche Hardware ist sinnvoll und machbar und wie performant ist unsere Datenanbindung? Welche Software nutzen wir und welche Anbieter können schnell helfen? Bisherige Investitionen in die Digitalisierung unseres Unternehmens zahlten sich nun aus. Unternehmen die diese Entwicklung verpasst haben, stehen vor gewaltigen Herausforderungen. IT Abteilungen, Dienstleister und Mitarbeiter zusammen müssen in wenigen Tagen Prozesse auf den Weg bringen, die sonst über langfristige Zeiträume harmonisch integriert werden konnten.
Die elektronische Bereitstellung wichtiger Unterlagen und relevanter Informationen, sowie digitalisierte Prozesse sind nun unerlässlich und Grundvoraussetzung dafür, von zu Hause effizient zu arbeiten. Zur technischen Infrastruktur gehört ein Laptop, von dem aus sich auf alle relevanten Anwendungen und Daten zugreifen lässt, beispielsweise über ein VPN. Für Videokonferenzen ist die Upload-Geschwindigkeit wichtig, die möglichst über 10 MBit/s liegen sollte.
Des Weiteren mussten schnelle und zuverlässige Schulungen den Mitarbeitern die neuen Prozesse erklären, vor allem in Anbetracht des Datenschutzes. Wie verhält es sich mit der Verwendung des eigenen PC, wo drucke ich wichtige Dokumente aus und wo lege ich die Daten ab?
Technisch sicheres Arbeiten im Homeoffice
Die Verwendung eines VPN ist sehr sinnvoll, denn der Netzwerk-Traffic ist dadurch nicht mehr einsehbar. Das bietet einen gewissen Schutz vor Angreifern, die sich auf schlecht abgesicherte Heimnetzwerke spezialisiert haben. Des Weiteren sollten, wenn möglich, ausschließlich Firmenrechner verwendet werden. Privatrechner sind für die Arbeit im Homeoffice zu unsicher. Verschlüsseln Sie Ihr Festplatten, nur das schützt bei Diebstahl, dem Verlust von Daten und entbindet von einer Meldung bei der Datenschutzbehörde. Privatangelegenheiten wie E-Mails schreiben, Spiele spielen oder das Surfen in sozialen Netzwerken sollten nicht auf Firmenrechnern stattfinden. Diese Trennung muss auch im Homeoffice unbedingt beibehalten werden. Außerdem sind Firmenrechner ausschließlich für die Nutzung durch Angestellte zugelassen. Kinder oder andere im Haushalt lebende Personen dürfen das Gerät nicht benutzen.
Die Arbeitssituation zu Hause
Neben den technischen Bedingungen spielt auch die Situation, die man sich zu Hause schaffte, eine wichtige Rolle. Entscheiden Sie sich für einen ruhigen Arbeitsplatz, der so wenig Ablenkung wie möglich bietet. Stehen Sie morgens zu gewohnter Uhrzeit auf, kleiden Sie sich arbeitstauglich und beginnen Sie Ihren Arbeitstag wie auch im Büro. Es mag verführerisch sein, im Schlafanzug auf dem Sofa zu arbeiten, doch steigert dies weder Effizienz noch Konzentration. Setzen Sie für sich ein klares Zeichen, wann ihr Arbeitstag beginnt und wann er endet und kommunizieren Sie dies auch familienintern.
Suchen Sie das Gespräch mit Kollegen
Eine gute Kommunikation ist das Wichtigste, wenn Teams räumlich getrennt voneinander arbeiten, denn sie müssen mit ihren Kollegen in engem Austausch bleiben. Unternehmen nutzen dafür Kommunikationstools und Chatprogramme mit Videofunktion für Telefonate. Anbieter wie Starleaf, Zoom und Blue Jeans ermöglichen größere Videokonferenzen aus dem Homeoffice. Um das Team zusammenzuhalten, macht es Sinn, sich zu einer festen Zeit einmal am Tag oder einmal pro Woche in der Gruppe zu connecten und den Stand der Arbeit zu besprechen. Führungskräfte sollten sich darüber hinaus ab und an mit jedem ihrer Teammitglieder einzeln zum Videotelefonat treffen und besprechen, wie es läuft. So bekommen sie mit, wer sich mit dem Homeoffice schwertut und Unterstützung braucht. Im Zweifel gilt: Kommunizieren Sie lieber zu viel als zu wenig.
Selbständigkeit und Transparenz
Wo hatten wir gleich diese Excel-Tabelle abgelegt? Wie melde ich mich für den VPN-Client an? Im Büro fragt man kurz seine Sitznachbarin und kann weiterarbeiten. Im Homeoffice geht das nicht – hier gilt der Grundsatz: Hilf Dir selbst. Also ist Selbstständigkeit gefragt. Einige technische Probleme kann man googlen und muss nicht gleich einen Hilfeaufruf starten. Bei anderen Problemen hilft ein Handbuch oder eine gute Dokumentation. Arbeitsvorgänge zu protokollieren und zu dokumentieren ist sehr ratsam, um den Workflow nicht unnötig aufzuhalten und sorgt zugleich für die nötige Transparenz. So beugen Sie auch Missverständnissen und Misstrauen vor.
Anforderungen definieren
Nichts verursacht so viel Stress wie unklare Erwartungen. Wenn nun - oft ohne lange Vorbereitung - plötzlich im Homeoffice gearbeitet wird, ist es wichtig, dass Grundlegendes geklärt wird. Wie lange darf es dauern, bis Mails beantwortet werden? Ist es in Ordnung, nachmittags die Kinder zu betreuen und stattdessen abends zu arbeiten, oder sind die traditionellen Arbeitszeiten verpflichtend? Gerade wenn Homeoffice für das ganze Team neu ist, übersehen manche Führungskräfte, dass ihre Mitarbeiter Richtlinien erwarten. Definieren Sie klare Spielregeln für alle.
Fazit
Insgesamt stehen die meisten Unternehmen vor großen Herausforderungen, die es in kurzer Zeit zu lösen gilt. Die Municall GmbH unterstützt ihre Partner bei Fragen zur Einrichtung einer eigenen Homeoffice Struktur und steht ihnen mit technischem und praktischem Know-How zur Verfügung. Bei Fragen zur Einrichtung einer Cloud basierten Telefonanlage, einer Remoteverbindung zum Firmennetzwerk oder einer kommunikativen Teamstruktur - melden Sie sich bei uns!
Eva Siemek
Öffentlichkeitsarbeit
municall
new communication GmbH
Schatzbogen 62
81829 München
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